Systematisch Kennzahlen analysieren

Unternehmen können durch Travel Management oft deutliche Kosteneinsparungen realisieren. Allerdings nur, wenn man weiß, welcher Mitarbeiter wie oft und wohin geschäftlich reist. Voraussetzung ist, dass entsprechende Daten regelmäßig erhoben und analysiert werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Datenerhebung und -analyse zielgerichtet erfolgen und entsprechende Maßnahmen anschließend professionell umgesetzt werden.

In Zeiten knapper Budgets durchforsten viele Unternehmen ihre Reiseetats nach Ein-sparpotentialen. Aber in dem Dschungel aus Zahlen und Daten verliert man schnell den Überblick. Doch wer eine klare Sicht auf seine Zahlen hat, kann Potentiale erkennen und zielorientiert Maßnahmen einleiten. Das Zauberwort heißt "Transparenz".

Checkliste erstellen

Um sich nicht zu verzetteln und auf möglichst direktem Weg zu Ergebnissen zu gelangen, empfiehlt sich die Aufstellung einer Checkliste. Diese sollte folgende Punkte beinhalten:

Zieldefinition. Am Anfang sollte das Ziel der Analyse klar definiert werden, zum Beispiel "Identifikation von Einsparpotentialen im Reiseeinkauf". Dabei ist es ratsam, den Fokus auf die Kostentreiber zu legen. Hierbei hilft eine Aufstellung der Reisekosten, idealerweise aufgegliedert nach den Ausgaben für Flug, Hotel, Mietwagen, Bahn und Sonstige (z.B. Taxi, Parkgebühren). Da in der Regel die Flugreisen den größten Kostenblock auf sich vereinen und zudem eine enorme Bandbreite an Einsparmöglichkeiten bieten, sollte die Analyse dort ansetzen.

Datenorganisation. Im nächsten Schritt sind zielgerichtet die entsprechenden Daten zu organisieren. Sie sind das A und O der Analyse und sollten unter dem Motto "Klasse statt Masse" erhoben werden. Als Datenquellen eignen sich Kreditkarten- und/oder Reisebürodaten. Werden bereits Auswertungssysteme, also Managementinformationssysteme, genutzt, kann direkt über die Portale auf die Daten zugegriffen werden. Dabei ist es wichtig zu wissen, welche Daten für welchen Auswertungszweck auszuwählen sind. Im Flugbereich wird beispielsweise differenziert zwischen Ticket- und Coupondaten. Wer den Unterschied nicht kennt, kann rasch zu falschen Ergebnissen gelangen. Hier können bereits vorgefertigte Standardauswertungen Abhilfe schaffen.

Kennzahlenauswahl. Sind die "richtigen" Daten selektiert, geht es anschließend an deren Verdichtung. Hierzu bieten sich Kennzahlen an. Empfehlenswert ist die Aufstellung einer Kennzahlenpyramide, beginnend mit einfachen bis hin zu komplexen Kenngrößen. Gemäß untenstehender Abbildung unterscheidet man generell zwischen Gliederungs-, Beziehungs- und Indexzahlen. Von Relevanz sind jedoch nicht die Fülle und Vielfalt an Kennzahlen, sondern vielmehr das anvisierte Ziel. Möchte das Unternehmen beispielsweise prüfen, ob die Vorgaben der Reiserichtlinie eingehalten werden, genügen Verknüpfungen einfacher Gliederungszahlen, wie zum Beispiel Flugumsatz nach Klassen (Business/Economy Class) und Zielgebieten.

Analyse und Interpretation. Nach der Verdichtung der Daten müssen diese nun interpretiert werden. Die Herausforderung besteht darin, die Zahlen zum Sprechen zu bringen. Dabei erweisen sich Grafiken als adäquates Hilfsmittel. Hierzu ein Beispiel: Nachstehend werden die Kennzahlen zum "Flugumsatz nach Klassen und Zielgebieten" visualisiert. In dem Beispiel hat das Unternehmen folgende Vorgaben in seiner Reiserichtlinie verankert: Innerdeutsch und europäisch ist die Economy Class zu nutzen, interkontinental darf in der Business Class gereist werden.

Auf einen Blick lässt sich erkennen, dass sich die Reisenden nicht richtlinienkonform verhalten. In Anbetracht der Economy-Class-Vorgabe ist der Business-Class-Anteil bei den Europareisen in Höhe von 55 Prozent sichtlich zu hoch. Marktüblich ist eine Verteilung von 80 Prozent Economy Class und 20 Prozent Business Class. Diese Quote zeigt sich bei den innerdeutschen Reisen. Hinsichtlich der Einhaltung der Reiserichtlinie besteht folglich bei den Europareisen Handlungsbedarf.

Maßnahmen. Welche Aktionen einzuleiten sind, ergibt sich stringent aus den Ergebnissen der vorangegangenen Analyse. In dem Fallbeispiel empfiehlt es sich, die Reiserichtlinie erneut zu kommunizieren und möglicherweise darzulegen, welche Einsparverluste mit einem derartigen Reiseverhalten einhergehen. Das Schärfen des Kostenbewusstseins fällt gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten meist auf fruchtbaren Boden. Allein der Hinweis, dass die Einhaltung der Reiserichtlinie überwacht wird, führt häufig schon zum gewünschten Ziel.

Periodisches Reisekostencontrolling

Legitim an dieser Stelle ist die Frage: Lohnt sich der ganze Aufwand, und was ist der Nutzen? Ein enormer und bereits anfangs erwähnter Mehrwert ist die Transparenz. Der Reiseetat wird "gläsern". Die Einsparpotentiale, die sich auf bis zu 30 Prozent der Reisekosten belaufen können, werden sichtbar. Ein nicht unbedeutendes Einsparvolumen, das sich zudem in relativ kurzer Zeit realisieren lässt, ohne dabei das gesamte Unternehmen auf den Kopf zu stellen. Voraussetzungen sind eine fundierte Analyse und professionelle Umsetzung der aufgezeigten Maßnahmen. An dieser Stelle sei der Hinweis erlaubt, dass es mit einer einmaligen Analyse und Optimierung nicht getan ist. Um die Einsparerfolge nachhaltig zu sichern, müssen die Stellschrauben immer wieder justiert werden. Die Etablierung eines periodischen Reisekostencontrollings ist in jedem Fall sinnvoll. Nur so ist es möglich, sich auf Veränderungen in dem dynamischen Reisemarkt einzustellen und zeitnah agieren zu können.

Outsourcing

Viele, insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen, stellen sich in puncto "Analyse und Evaluierung der Geschäftsreisekosten" die Frage "make or buy?". Sicherlich zählt dieser Bereich nicht zur Kernkompetenz eines Unternehmens und ist folglich ein klassisches Outsourcingthema. Es gilt abzuwägen, ob sich der Einsatz und der Aufbau eigener Ressourcen rechnen. Unternehmen, die über kein eigenes Travel Management verfügen, setzen hier auf das Know-how externer Spezialisten, wie zum Beispiel Reisebüros oder Beratungsunternehmen. Geht es bei der Analyse auch um die Bewertung der Reisebüroleistung, sollten in jedem Fall unabhängige Berater eingeschaltet werden.

Fazit

Die Methoden zur Analyse von Geschäftsreisekosten sind facettenreich und erfordern eine entsprechende Expertise. Der Nutzen fundierter Analysen liegt auf der Hand und ist mit dem Wort "Transparenz" treffend umschrieben. Die Konsequenz daraus ist, dass ungeahnte Potentiale aufgedeckt werden und beachtliche Einsparungen realisierbar sind.

Text: Liane Feisel. In: Managementkompass Geschäftsreisen;
F.A.Z.-Institut; Juli 2009; Seite 14 f.