Unternehmen verschenken Geld

Wer einen Flug nicht antritt, kann sich zumindest die Steuern, die Flughafengebühr und den Kerosinzuschlag erstatten lassen. Das wissen viele Firmen nicht. Und verzichten so nicht selten auf einen fünfstelligen Betrag im Jahr.

Ein Fall, wie er in deutschen Unternehmen täglich vorkommt: Ein Mitarbeiter kann - aus welchen Gründen auch immer - einen gebuchten Flug nicht antreten. Der Ärger darüber verraucht schnell, das Ticket wird bestenfalls noch abgelegt - sonst passiert nichts. Damit verschenkt das Unternehmen eine Menge Geld.
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Erstattung auch bei Sondertarifen

Die Ursachen für den Verzicht sind vielfältig. In erster Linie aber liegen sie im Unternehmen selbst: Viele Geschäftsreisende, aber auch Travel-Manager oder Reisestellenleiter in den Unternehmen wissen nicht, dass sie diese Beträge zurückverlangen können. Oder sie glauben, dass sie - insbesondere bei Sondertarifen - keinen Anspruch hätten, und fragen daher erst gar nicht nach. Ein Fehler, denn Sondertarife oder angeflogene Flugscheine schließen die Erstattung nicht aus.

Oft fehlt auch nur die Zeit, Monate später anhand umfangreicher Reportings den stornierten Flug herauszufinden. Dazu kommt, dass in Zeiten des E-Tickets schlicht das unbenutzte Papierticket fehlt, das der (Nicht-)Reisende früher an das Reisebüro oder den Travel Manager zurückgeben konnte.

An zweiter Stelle stehen die "Hürden der Airlines": Diese verweisen auf ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Darin ist ein bestimmter Weg für die Rückforderung vorgeschrieben, zum Beispiel der Postweg statt einer zeitsparenden E-Mail. Oder die Rückerstattung ist gänzlich ausgeschlossen.

Dazu muss man wissen: AGB können, wenn sie wirksam vereinbart wurden, den Anspruch tatsächlich einschränken oder ganz ausschließen. In vielen Fällen aber sind sie so schwammig formuliert, dass sie intransparent und daher nichtig sind. "Entgegenstehende" AGB sind daher meist kein bedeutendes Hindernis ...

Eine dritte Hürde bildet nach Ansicht von Liane Feisel, Inhaberin der auf Reisemanagement-Beratungen spezialisierten Feisel Consulting in Hamburg, die "Bearbeitungsgebühr", die die Airlines bei der Rückforderung berechnen. Fakt ist: Die Airline darf die Gebühr berechnen. Sie ist aber in der Höhe durchaus verhandelbar. Hier sind Travel-Manager und Reisebüros gefordert.

Ähnlich verhält es sich mit den "Bearbeitungspauschalen", die manche Reisebüros den Unternehmen berechnen. Da kann es sein, dass die Pauschale höher ist als der Erstattungsbetrag. Hier muss das Unternehmen mit "seinem" Reisebüro verhandeln.

Einen Anspruch zu haben ist die eine Seite, sein Geld zu bekommen ist die andere Seite. Grundsätzlich bieten sich Unternehmen zwei Wege: Das Unternehmen wird selbst aktiv, zum Beispiel in Person des Travel-Managers. Dann muss das Unternehmen dafür sorgen, dass das Reisebüro über Datenbanken nicht abgeflogene Reisesegmente transparent macht und diese zur Erstattung einreicht.

Das Unternehmen kann auch einen Dienstleister beauftragen. Das kann neben dem Reisebüro, mit dem das Unternehmen zusammenarbeitet, auch jedes andere Unternehmen sein, das diesen Service anbietet ...

Text: Norbert Rettner. In: Frankfurter Allgemeine Zeitung,
3.9.2009, Nr. 204, S. B3