AVL zu Hundert Prozent Online

Die auf SAP basierende Lösung für das Travel Management spart einiges an Kosten und hilft auch, die Bearbeitungszeit zu beschleunigen.

Im Nachhinein sieht alles einfach aus: Alle Dienstreisen werden im hausinternen IT-System angelegt, gebucht und abgerechnet. Als hätte es nie etwas anderes gegeben. Doch es war eine Mammut-Aufgabe, die das Technologieunternehmen AVL mit Unterstützung einer externen Beraterin bewältigt hat. Reisen haben im Unternehmen eine hohe Bedeutung: der Weltmarktführer aus Graz bezüglich Entwicklung von Antriebssystemen für Autos exportiert 96 Prozent seiner Produkte und Leistungen ins Ausland.

AVL hatte bereits vor Jahren als erstes Unternehmen weltweit ein auf SAP basierendes Travel Management-Tool eingeführt. Doch eine Analyse der Hamburger Beraterin Liane Feisel deckte auf, dass AVL tendenziell zu teure Tickets kaufte und die Arbeitsprozesse redundant waren, nicht zuletzt durch einen langwierigen Genehmigungsprozess für Dienstreisen.

Um ein neues Konzept zu entwickeln, wurde ein Team aus mehreren Unternehmensbereichen gebildet und die Geschäftsleitung miteingebunden. Dabei war klar, dass zunächst über Arbeitsprozesse nachgedacht werden musste, ehe über ein Online-Buchungstool entschieden wurde. Bei der Konzeption spielte die Kommunikation (Feisel: „Alle Beteiligten einbinden, abholen, begeistern und auch mal Konflikte schlichten“) eine tragende Rolle. Als Technologie-Partner entschied man sich für i:Fao mit der Lösung Cytric. Heute firmiert die Gesamtlösung unter dem Begriff AVL Travelworld. Das Konzept: Die Profile (Stammdaten) der Reisenden werden vom internen SAP-System in die AVL Travelworld übertragen, die ohne Ausnahme jede Reisekosten-Abrechnung erzeugt (nicht nur Flugbuchungen, sondern generell jede Art von Dienstreisen, auch jene mit dem Privatauto). Jetzt ist das Tool Teil des beruflichen Alltags in jedem Sekretariat.

Die Bearbeitungszeit hat sich deutlich beschleunigt: ein Reiseantrag gilt als genehmigt, sofern vom Vorgesetzten nicht innerhalb von 24 Stunden widersprochen wird. Dadurch wird frühzeitiger und schneller gebucht, womit AVL von niedrigeren Flugpreisen profitiert. Stolz sind die beiden Projektleiterinnen Karin Koch, Leiterin des globalen Travel Managements, und Liane Feisel (Feisel Consulting) auch auf interessante Projekterweiterungen: Der firmeninterne Fuhrpark wird über die Travelworld gebucht und die Deutsche Bahn wurde integriert. Mustergültig ist auch die Buchung von Hotels: Häuser, mit denen eine Corporate Rate vereinbart und geladen wurde, sind besonders markiert. Das Travel Management bei AVL ist damit fast zu 100 Prozent online. Kein Wunder, dass die AVL Travelworld auch bei großen deutschen Unternehmen, die eine ähnliche IT-Infrastruktur haben, stark beachtet wird.

In: www.tai.at, 25.09.2015