Geschäftsreisen – digital und bewusster

Während der Pandemie hat Röchling sein Travel Management harmonisiert und standardisiert. Das Reisebüro wurde beibehalten. Ein Best Practice.

Oliver Graue

 

Rückblickend bescheinigt Bianca Weide, Travel- Managerin beim Mannheimer Kunststoffverarbeiter Röchling, Corona Widersprüchliches. „Zunächst hat die Pandemie unser Projekt ausgebremst, aber insgesamt hat sie die Digitalisierung im Unternehmen ganz klar beschleunigt“, sagt sie. „Zusätzlich hat sie bewirkt, dass die Beschäftigten ihre Reiseentscheidungen heute bewusster treffen.“

Das Projekt, von dem Weide spricht, startete das Unternehmen mit rund 11.000 Mitarbeitenden bereits Ende 2018 – gemeinsam mit der Beraterin Liane Feisel (Feisel Consulting). Das Ziel war es, das Travel Management auf einheitliche, zentrale und digitale Beine zu stellen. „Wir hatten zuvor alles, vom Excel- Formular bis hin zur Buchung direkt im Internet“, berichtet sie. Was allerdings fehlte, war Transparenz.

„Bevor wir unsere Prozesse standardisiert haben, haben wir sie daher zunächst einmal harmonisiert – von der Konzentration auf verschiedene Anbieter bis hin zur einheitlichen Reiserichtlinie.“ Dann folgte die Auswahl einer Buchungs- und Reisekostensoftware. Einen Wettbewerb entschieden Onesto und Mobile Xpense für sich. Die Assistentinnen – sogenannte Power User – durften mit abstimmen und Empfehlungen abgeben.

Die Einführung war pandemiebedingt von virtuellen Schulungen begleitet anstelle geplanter Präsenzveranstaltungen. Inzwischen, sagt Bianca Weide, haben sich die Mitarbeiter an die Programme gewöhnt. Fragen sind aber nach wie vor regelmäßig zu beantworten: „Es ist wichtig, die Mitarbeiter gezielt mit Informationen zu versorgen.“ Ein „Willkommensbrief“, der vor der Einführung verteilt worden ist, sowie regelmäßige Treffen mit den Power-Nutzern gehören dazu.

Mitunter muss Bianca Weide aber auch noch Überzeugungsarbeit leisten. Wenn Mitarbeiter etwa einen angeblich günstigeren Tarif im Internet entdecken – ohne auf dessen Bedingungen zu achten oder den Zeitaufwand für Recherche und Buchung zu berücksichtigen. Fast alle Leistungen wie Flug oder Hotel rechnet Röchling über seine zentrale Kreditkarte ab. „Wir haben nun Transparenz über unsere Reiseausgaben und alle Buchungen übersichtlich in einem System. Unsere Beschäftigten müssen nicht mehr finanziell in Vorleistung treten“, sagt Bianca Weide.

Trotz der zunehmenden Digitalisierung hält Röchling an seinem Reisebüro-Partner fest. Zum einen sorgt er für das Ticketing. Zum anderen agiert er als „Backup- Lösung“ für komplexe Flugverbindungen, die als Offline-Buchung über die Agentur gebucht werden. Doch auch deren Zahl ist derzeit gering: Wegen Corona wird weniger gereist, mehr findet virtuell statt. Insgesamt ein bewussteres Reisen – „und das ist gut für die Kosten und die Umwelt“, bilanziert die Travel-Managerin.

 

Steckbrief: Röchling-Gruppe

Die Röchling-Gruppe, 1822 gegründet und mit Wurzeln in der saarländischen Montanindustrie, ist heute weltweit auf dem Gebiet der Kunststoffverarbeitung tätig, beispielsweise im Auto- und Medizinbereich. Die

11.100 Beschäftigten arbeiten an 90 Standorten in 25 Ländern. Die drei Unternehmensbereiche Industrial (industrielle Kunststoffe), Automotive und Medical erwirtschafteten 2020 zusammen einen Umsatz von 2,04 Mrd. Euro. Hauptsitz ist Mannheim.

 

In: fvw TravelTalk, Mai 2022