Langer Weg zur einfachen Lösung

Veraltete Prozesse und eine viel zu komplizierte Buchung: Als Uwe Clemens vor einigen Jahren „seine“ Vielreisenden und Assistenzen den Travel-Management-Prozess beurteilen ließ, fielen die Noten nicht gut aus. Einen Satz hörte er dabei besonders häufig: „Wir wollen uns bei einer Geschäftsreise genauso aufgehoben fühlen, als wären wir privat unterwegs.“

Für Clemens, der sich bei der Fondsvermögensverwaltung Union Investment (UI) auch ums Travel Management kümmert, war dies der Startschuss zu einer grundlegenden Erneuerung der Geschäftsreiseplanung. „Papierloses Reisen von der Buchung bis zur Abrechnung“, so betitelte er das Projekt. Ziel war die Digitalisierung des Reisemanagements, also das, was heute gern mit dem Schlagwort „End-to-End“ bezeichnet wird.

Gemeinsam mit der Hamburger Beraterin Liane Feisel (Feisel Consulting) hat er zunächst „alles bis aufs Kleinste analysiert“, wie er erzählt. In Workshops wurde die bis dato bestehende Prozesskette erörtert, Interviews und Expertengespräche wurden geführt, Stärken und Schwächen herausgearbeitet. „Dass SAP weiterhin als Planungs- und Reisekostenabrechnungstool gesetzt ist, zeichnete sich rasch ab“, sagt Clemens. Festgehalten werden sollte auch an der bestehenden Plattform für Genehmigung, Zeiterfassung und Abrechnung sowie an der zentralen Firmenkreditkarte (Company Account).

SAP sollte bleiben

Veränderungsbedarf hingegen stellten Liane Feisel und Uwe Clemens an mehreren Stellen fest: „Unser Genehmigungs-Workflow bot keinerlei Kostentransparenz, zudem bestanden etliche Medienbrüche im Prozess.“ Das heißt, die Online-Buchungs-Software (OBE) war technisch nicht eingebunden, so dass die Mitarbeiter bei der Abrechnung alle Daten erneut eingeben mussten. Unzufrieden waren die Beschäftigten zudem mit dem Reisebüro und den langen Wartezeiten auf ihre Kostenerstattung. Diese geschah im Outsourcing.

Eine End-to-End-Lösung – vor allem durch die Einbindung einer OBE an SAP – sollte Besserung bringen. „Der Nutzer soll seine Eingaben nur ein einziges Mal bei der Buchung machen müssen“, umreißt Clemens das Ziel. Technische Schnittstellen sollten diese dann mithilfe einer Reisenummer automatisch weiterleiten, von der Planung bis zur Abrechnung und weiter bis zum Reporting. UI versprach sich davon, 10% bis 15% der Prozesskosten und weitere 5% bis 8% bei den direkten Reiseausgaben zu sparen.

Virtuelle Bezahlung erweitert

Die Ausschreibung für eine neue OBE entschied der Anbieter Onesto für sich – „auch wegen seiner hohen Datensicherheit, dem Hosting in Deutschland, dem Schnittstellen-Angebot und der Integration des Reisebüros in den Prozess“, sagt Clemens. Damit die Reisenden bei ihren Business-Trips so wenig wie möglich in Vorleistung treten müssen, hat UI zudem die zentrale virtuelle Bezahlung erweitert. Neben Flug, Bahn und Mietwagen laufen nun auch Hotel und Taxi über die Reisestellenkarte. Ein elektronisches Kreditkarten-Clearing gleicht die Reisekosten in SAP und über die Karte automatisch ab.

Ob richtlinienkonform gebucht wird, zeigt eine Ampel in der OBE an. Umgesetzt wurde das OBE-Projekt samt Change Management von Liane Feisel. Eine Testmatrix gehörte ebenso dazu wie ein Kommunikationskonzept sowie Trainings für die Nutzer.

„Wichtig ist für uns, dass nun eine absolute Transparenz besteht“, sagt Uwe Clemens. „Unsere Travel Manager, die Vorgesetzten und die Reisenden selbst können in der OBE jederzeit nachvollziehen, was das Reisebüro gebucht hat." Ihre Kostenbelege wiederum scannen die Beschäftigten einfach ein und können sie hinterher vernichten. Die Abrechnung übernimmt nach wie vor ein externer Dienstleister. Integriert wurde zusätzlich ein Travel-Risk-Dienstleister.

Absolute Transparenz

Für Uwe Clemens ist TEO Travel Expert Online – wie er das neue System nennt – ein voller Erfolg. „Sämtliche Reisemittel lassen sich nun intuitiv und über ein einziges Portal buchen, wobei dank der zentralen Bezahlung auch die Kosten von vornherein übernommen werden“, sagt er. „Die Ampel gewährt Richtlinientreue, die Kostenerstattung erfolgt rasch, und die Vorgesetzten sehen jederzeit, wie sich die Gesamtreisekosten entwickeln.“ Über neue Releases und Schnittstellen berät das Reisebüro, das nach wie vor im Hintergrund agiert. Komplexe und interkontinentale Flüge fallen direkt in seine Kompetenz. Mit sämtlichen Anbietern hat UI zudem sogenannte Service-Level-Agreements abgeschlossen, also Vereinbarungen darüber, wie gut und schnell Aufgaben zu erfüllen sind. „Diese Kennzahlen werden regelmäßig nachgehalten“, versichert Clemens. Der Erneuerungsprozess wurde von einem Projektteam begleitet und hat knapp zwei Jahre gedauert.

Die Digitalisierung nahm Clemens auch zum Anlass, das Travel Management im Unternehmen neu aufzustellen. Während er sich selbst um den strategischen Part kümmert, übernehmen vier Kollegen den operativen Bereich. Sie kümmern sich um die Prozesse und die OBE, die Kommunikation (dazu zählt die Reiserichtlinie) und das Reporting und Controlling. Der Einkauf erfolgt gemeinsam mit der Genossenschaftlichen Finanzgruppe.

Buchen via App

"Buchen wie zu Hause“ – dieses Ziel hat Clemens erreicht. Am Ende sieht er den Prozess dennoch nicht. Das Buchen via App wünscht er sich für die Zukunft, und eine mobile Applikation des Sicherheitsdienstleisters ist in Vorbereitung.

In: BizTravel Nr. 3, Juli/August 2018