Nur mit Erlaubnis auf Geschäftsreise

Nur mit Erlaubnis auf Geschäftsreise

Auch nach Corona halten Firmen an der förmlichen Vorabeinwilligung bei Dienstreisen fest. Experten beurteilen andere Optionen allerdings als effektiver.

Viele Jahre lang haben sich Travel Manager dafür eingesetzt, die Vorabgenehmigung für Geschäftsreisen abzuschaffen. In der Zeit vor Corona hatten immer mehr ihr Ziel erreicht: Statt eine förmliche Erlaubnis für eine bestimmte Buchung beim Vorgesetzten einzuholen, durften die Reisenden direkt buchen oder buchen lassen.

Nun aber ist die förmliche Genehmigung in vielen Firmen wieder Pflicht. Für die Geschäftsreise-Verantwortlichen bedeutet dies nicht nur einen erhöhten Zeit- und Arbeitsaufwand. Auch steigen für die Unternehmen mitunter die Kosten der Reise, weil sich der Vorgesetzte Zeit lässt mit der Prüfung und sich die Preise für den Flug bereits möglicherweise erhöht haben.

Erlaubnis vor allem fürs Ausland

Tatsache ist: Während der Pandemie haben fast alle Firmen strengere Genehmigungsverfahren eingeführt, um das Ansteckungsrisiko mit Corona zu begrenzen. Doch längst nicht alle Betriebe haben sich von der Einwilligungspflicht wieder verabschiedet. So kommt der Dienstreiseverband GBTA zum Ergebnis, dass bezogen auf Europa 22 Prozent der Firmen nach wie vor eine Genehmigung für Dienstfahrten im Inland verlangen. Bei Auslandsreisen sind dies 34 Prozent.

Im Vergleich mit der Vor-Corona-Zeit sind das hohe Werte. So ermittelte Geschäftsreiseanbieter Expedia 2019, dass im Durchschnitt 19 Prozent aller Buchungen – unabhängig vom Ziel – zur Genehmigung weitergeleitet werden mussten. Abgelehnt wurde am Ende lediglich ein Prozent – auch weil Vorgesetzte meist sowieso schon über den Trip informiert seien.

Genau aus diesem Grund hatten vor 2019 viele Firmen die förmliche Prüfung abgeschafft. Richtlinien-Verstöße wurden spätestens bei der Reisekosten-Abrechnung aufgedeckt und die Kollegen daraufhin angesprochen. Insgesamt führte die Abschaffung dazu, dass höhere Flugpreise oder gar ausgebuchte Hotelzimmer wegen der späteren Buchung vermieden wurden.

Dass Firmen weiterhin an der Genehmigung festhalten, bestätigt Andrea Zimmermann, Inhaberin der Beratung btm4u. "Für einige Unternehmen war es ein Kraftakt, die Genehmigung während Corona wieder einzuführen. Ich höre bei Kunden und in Seminaren, dass man sich scheut, diesen Prozess so schnell wieder rückgängig zu machen", sagt sie.

Auch könnte es daran liegen, "dass wieder einmal gedacht wird, dass Genehmigungen einen direkten Einfluss auf die Anzahl der Reisen haben". Zumindest vor Corona sei dies sehr selten der Fall gewesen: "Die meisten Anträge werden durchgewinkt." Es gebe zwar Ausnahmen, "aber meist ist die Genehmigung ein Papiertiger und kostet auch digital unnötige Ressourcen".

Prüfung erst bei der Buchung

Zimmermann hält andere Maßnahmen für besser – "etwa Einstellungen in der Online-Buchungs-Software zu Obergrenzen". Sie empfiehlt, die Ablehnungs- oder Änderungsraten aufgrund von Genehmigungen zu analysieren und darauf basierend gezielte Schritte zu implementieren. "Das können spezielle Genehmigungen für ganz bestimmte Reiseziele oder Gründe sein, für die Ausnahmen von den Richtlinien oder für den Fall, dass mehrere Personen zu einem Termin fahren."

Ihre Kollegin Liane Feisel von Feisel Consulting berichtet, dass etliche ihrer Kunden die Vorabgenehmigung mittlerweile wieder ad acta gelegt hätten, um den Gesamtprozess schlanker zu halten. "Das betrifft die in der Pandemie wieder eingeführte Genehmigung vor der Buchung", konkretisiert sie. Zum Zeitpunkt der Buchung hingegen sei eine solche Prüfung sinnvoll, "um zu prüfen, ob diese den Reiserichtlinien entspricht", sagt Feisel. Sie rate zu einer förmlichen Freigabe spätestens bei der Reisekosten-Abrechnung.

Generell stehe für sie aber fest, dass unabhängig von jedweder Genehmigung das A und O in Post-Corona-Zeiten sei, die Reisenden stärker denn je zu umsorgen – "und zwar vor, während und nach der Reise".

In: fvw TravelTalk, April 2023